โดยทั่วไปส่วนงานของการดำเนินงานขององค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก จะประกอบด้วย 4 ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญคือ
1. งานตลาดและขาย (Marketing and Sales) ประกอบด้วย
-
การตลาด การรับคำสั่งซื้อ การสนับสนุนลูกค้า การพยากรณ์ยอดขาย และการโฆษณา
2. งานผลิตและบริหารวัตถุ (Production and Materials Management) ประกอบด้วย
-
การจัดซื้อ รับวัตถุดิบ ขนส่ง จัดลำดับกระบวนการผลิต ผลิต และบำรุงรักษาโรงงาน
3. งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ประกอบด้วย
-
บัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด
4. งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) ประกอบด้วย
-
การรับสมัครและว่าจ้าง อบรม จ่ายเงินเดือน และจ่ายผลตอบแทน
ความหมายของกระบวนการทางธุรกิจ คือ กลุ่มของกิจกรรมต่างๆ (Activities) ที่อาจจะมีเพียงหนึ่งเดียวหรือมากว่าถูกนำเข้าไปสู่กระบวนการที่ก่อให้เกิดมูลค่า ในกระบวนการ จะประกอบด้วย หลาย ๆ กิจกรรม จนได้ผลลัพธ์ ออกมา แต่รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Model) จะหมายถึง กลุ่มกิจกรรมต่างๆ ที่ถูกดำเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อบรรลุถึงเป้าหมาย รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วย 3 ส่วนคือ ส่วนสิ่งแวดล้อม (Environment) ประกอบด้วย ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน ลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ ส่วนกิจกรรม (Activities) ประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมือ และขั้นตอนวิธีการ และส่วนการไหลของวัตถุ (Materials Flow) ประกอบด้วย ชื่อวัตถุดิบ ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน วงจร ความพยายาม ขนส่ง การมีสิทธิ และการปฏิบัติงาน
ส่วนงานที่กล่าวข้างต้นจะต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่าง ๆ เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า งานขายจะเป็นด่านแรกในการรับคำสั่งซื้อดังกล่าว จากนั้นงานบัญชีการเงินจะต้องทำการออกใบวางบิลและเรียกเก็บเงิน โดยจะต้องไปตรวจสอบที่งานผลิตว่ามีสินค้าที่จะผลิตให้ลูกค้าทันหรือไม่ หรือตรวจสอบที่คลังสินค้าว่าสามารถจัดส่งสินค้าได้หรือไม่ หรือกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ (Material Order) เริ่มจากงานผลิตตรวจสอบแล้วว่าวัตถุดิบไม่เพียงพอต่อการผลิตสินค้า แจ้งไปยังงานจัดซื้อเพื่อจัดซื้อวัตถุดิบเข้ามาผ่านการจัดส่งจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ จนงานบัญชีการเงินทำเรื่องจ่ายเงินค่าวัตถุดิบ เป็นต้น
จากตัวอย่างของกระบวนการดังกล่าวเป็นลักษณะของการทำงานข้ามระหว่างส่วนงาน (Cut Across Functional Lines) หรืออาจจะเรียกว่า BPR (Business Process Reengineering) ซึ่งหมายถึง การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจอย่างฉับพลันโดยทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่ข้ามสายงานกัน ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่สำคัญด้วย การเชื่อมโยงกระบวนการ (Integrated Processes) เข้าด้วยกัน เพื่อสนับสนุนกระบวนการข้ามสายงาน กระบวนการหนึ่งจะต้องเกี่ยวข้องกับส่วนงานมากกว่าหนึ่ง เช่น การเพิ่มลูกค้า จะต้องเกี่ยวข้องกับงานขาย งานการให้เครดิต และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
ดังนั้น ERP จึงเป็นการเชื่อมโยงข้อมูล และกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่จะต้องมีข้อมูล มาจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีกระบวนการมาตรฐานร่วมกัน และสนับสนุนการทำงานข้ามสายงานกัน ประโยชน์ของ ERP ที่สามารถวัดได้คือ ลดสินค้าคงคลัง ลดบุคลากร เพิ่มผลิตภาพ ปรับปรุงกระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ปิดงบได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ลดต้นทุนการจัดซื้อ ปรับปรุงการบริหารกระแสเงินสด เพิ่มรายได้และกำไร ลดต้นทุนการขนส่ง ลดการบำรุงรักษา และปรับปรุงการส่งสินค้าให้ตรงเวลา ส่วนประโยชน์ที่วัดไม่ได้คือ เพิ่มการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การลดลงของต้นทุนอื่นๆ ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ เพิ่มความสะดวกคล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นต้น
แต่ข้อจำกัดของ ERPจะเป็นเรื่องค่าโปรแกรม ERP ที่จะมีราคาค่อนข้างสูงมากรวมถึงค่าที่ปรึกษา (Consultant) สำหรับการติดตั้งโปรแกรม (Implementation) ด้วย
ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีผู้ใช้กันแบ่งได้ตามขนาดขององค์กรคือ องค์กรขนาดใหญ่ จะใช้โปรแกรม SAP, Oracle Application องค์กรระดับกลาง จะใช้โปรแกรม Navision, PeopleSoft, MySAPม โปรแกรม ERP ภายในประเทศ และองค์กระดับเล็ก จะใช้โปรแกรม JDE หรือโปรแกรม ERP ภายในประเทศ การที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้โปรแกรม ERP ไหนนั้นควรจะคำนึงถึงในเรื่องของความเหมาะสมของโปรแกรมว่ารองรับกับการทำงานได้มากน้อยขนาดไหน องค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับการทำงานของโปรแกรมหรือไม่ และองค์กรสามารถจ่ายค่าโปรแกรมและค่าที่ปรึกษาได้หรือไม่
Credit Images By : https://goo.gl/IMek4h
--------------------------------------------------------------------------------------------------
อ่านบทความอื่นเพิ่มเติมได้ที่ คลิก >> https://goo.gl/2YA9Fp
สอบถามข้อมูลโปรแกรมเพิ่มเติม คลิก >> https://goo.gl/AKFhE2
