จัดซื้อ ใช่ว่าใครๆก็เป็นได้
เข้าใจก่อนก้าวเข้าสู่การเป็นจัดซื้อมือโปร
จัดซื้อ เป็นองค์ประกอบสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของงาน ทั้งเป็นผู้ประสานงานระหว่างระหว่างองค์กรและผู้ขาย และเป็นผู้เจรจาต่อรอง คัดสรร เลือกและวางแผน เพื่อให้ได้วัสดุตรงตามความต้องการ และเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของงานนั้นๆ
ฉะนั้นหัวใจหลักๆของงานจัดซื้อ คือ การเลือกสิ่งที่เหมาะสมให้แก่องค์กร โดยเราจะเรียกกันสั้นๆว่า 7 R’s
Right Quality : คุณภาพเหมาะสม
คือ การเลือกซื้อวัสดุที่ต้องการตรงตามมาตรฐาน มีคุณสมบัติ และคุณภาพที่เหมาะสมตรงตาม “วัตถุประสงค์” ที่นำไปใช้งาน
เช่น งานก่อสร้างในแต่ละงาน เลือกใช้เกรดวัสดุที่แตกต่างกัน บางงานสามารถใช้วัสดุเกรด B แต่บางงานจำเป็นต้องใช้วัสดุ เกรดพรีเมียม เท่านั้น ฉะนั้นขึ้นอยู่ตามความเหมาะสมของงานนั้นๆ
ไม่จำเป็นต้องเลือกวัสดุที่ดีที่สุด
แต่ต้องเลือกวัสดุที่เหมาะสมกับความต้องการ
Right Quantity : ปริมาณที่เหมาะสม
อีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในงานก่อสร้าง และช่วยคุมงบประมาณ คือ กำหนดปริมาณการสั่งซื้อวัสดุ ให้เหมาะสมต่อการใช้งาน “ไม่ควรซื้อมาก หรือน้อยเกินไป”
วางแผน พยากรณ์ความต้องการใช้วัสดุ โดยวัสดุที่ใช้ต้องมีความสัมพันธ์กับหน้างาน หรือตามปริมาณใน BOQ
- คำนึงถึงสถานกาณ์ในอนาคต “ปัญหาวัสดุขาดตลาด”
- คำนวณการได้รับสิทธิ ส่วนลดต่างๆจากปริมาณการสั่งซื้อ
- อ้างอิงข้อมูลจากในอดีตหรือประวัติการซื้อวัสดุครั้งก่อน
- คำนึงถึงคลังวัสดุ สามารถเก็บวัสดุได้เพียงพอต่อจำนวนการสั่งซื้อ
รายงาน “Material Summary“ ในโปรแกรม Mango Project Management
สามารถสรุปความต้องการใช้วัสดุของหน้างานได้ทันที โดยช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนการสั่งซื้อได้ง่ายยิ่งขึ้น รู้ความต้องการในแต่ละโครงการ เช่น ต้องใช้วัสดุใดบ้าง เป็นจำนวนเท่าไร และใช้เมื่อไร
Right Time : เวลาที่เหมาะสม
วางแผน เรียงลำดับเวลาในการสั่งซื้อ และการจัดส่งวัสดุให้เหมาะสม ห้ามช้า หรือ เร็วกว่าแผนที่กำหนด
- วางแผนเวลาการสั่งซื้อล่วงหน้า
- ประเมินสถานการณ์ราคาวัสดุที่คาดว่าจะสูงขึ้น หรือ ปัญหาการขาดแคลนวัสดุ
- คำนวณระยะเวลาการจัดส่ง
- ระบุวันเวลาจัดส่งให้ชัดเจน
Delivery Plan “วางแผนการส่งของ” พร้อมระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้กำหนดวันส่ง และแสดงรายงานสรุปภาพรวมแผนงานการส่งวัสดุ
Right Price : ราคาเหมาะสม
ราคาถูกไม่ใช้สิ่งที่ตอบโจทย์เสมอไป แต่ต้องเลือกราคาที่สมเหตุสมผล โดยคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น คุณภาพ เวลา อายุการใช้งาน บริการหลังการขาย และความคุ้มค่า
เปรียบเทียบราคาวัสดุ และข้อเสนอที่ได้รับ ในละร้านค้าก่อนตัดสินใจซื้อ Mango Compare Price สรุปข้อมูลเปรียบเทียบราคาร้านค้าได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบขอราคาร้านค้าออนไลน์ สะดวกทั้งทาง Line และ E-mail
- ร้านค้าส่งข้อมูลราคาเข้าสู่ระบบ “อัตโนมัติ” ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
- คำนวณส่วนลด เปรียบเทียบราคาร้านค้าได้อย่างแม่นยำ
- เก็บประวัติข้อมูลการขอราคา
Right Source : แหล่งที่มาที่เหมาะสม
ศึกษา และตรวจสอบประวัติ ของร้านค้า เช่น ความน่าเชื่อถือ ความมั่นคง และการดำเนินการซื้อ-ขาย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้วัสดุตรงตามความต้องการและไม่มีปัญหาในภายหลัง
คุณภาพวัสดุถูกต้อง
- ระยะเวลาการจัดส่ง ถูกต้องรวดเร็ว
- สถานที่การจัดส่ง
- การบวนการทำงานและ การให้บริการ
- เงื่อนไขพิเศษ และการรับประกัน
Right Place : สถานที่ที่เหมาะสม
ในบางครั้งผู้รับ และผู้ซื้ออยู่สถานที่ต่างกัน ฉะนั้นสิ่งสำคัญที่สุดคือ ต้อง ระบุสถานที่จัดส่งที่ถูกต้องชัดเจน เช่น แนบแผนที่ประกอบ พร้อมระบุชื่อและเบอร์โทรศัพท์ผู้ติดต่อ เพื่อลดปัญหาข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น
Right Service : การให้บริการ
ได้รับการบริการที่เหนือความคาดหวัง มีบริการหลังการขายเป็นที่น่าพอใจ เช่น การรับประกัน การจัดส่ง ส่วนลด เป็นต้น
Mango Anywhere สามารถเก็บประวัติร้านค้า การประเมินคุณร้านค้าได้ทันที
- ประเมินคุณภาพ และการบริการร้านค้าได้รวดเร็วผ่าน Mango PO Receive Application
- สร้างแบบการประเมินได้อย่างอิสระ ด้วย Mango Eval
- วิเคราะห์ร้านค้า และจัดลำดับคุณภาพร้านค้าได้ง่ายๆ
- กำหนด Blacklist สำหรับร้านค้าที่ไม่ผ่านเกณฑ์
Mango Anywhere โปรแกรมบริหารโครงการ ครบถ้วน และครอบคลุมทุกส่วนการทำงานของทุกฝ่าย
ลดขั้นตอนการทำงาน ควบคุมต้นทุน งบประมาณ ค่าใช้จ่ายต่างๆ “ครบ จบ ง่าย ในโปรแกรมเดียว”
ติดต่อทันทีได้ที่ 063 565 4594
Mango Anywhere พัฒนาโปรแกรมไม่หยุดยั้ง
ความสำเร็จของลูกค้า คือ ความสำเร็จของเรา
ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิง : Blog.sogoodweb.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
อ่านบทความอื่นเพิ่มเติม
--------------------------------------------------------------------------------------------------
