“ตอนนี้โครงการดำเนินงานไปถึงไหนแล้ว ? “
“สถานะโครงการเป็นอย่างไร มันเป็นไปตามแผนที่วางไว้จริงหรือเปล่า ?”
วันนี้น้องแมงโก้จะมาแนะนำ เทคนิคการบริหารโครงการรูปแบบใหม่ ด้วยวิธีวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ หรือการวัดประสิทธิภาพผลดำเนินงานด้วย Earned Value Analysis (EVA)
ช่วยให้คุณติดตามสถานะโครงการได้อย่างแท้จริง มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น ช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
Earned Value Analysis หรือ EVA คืออะไร ?
การวัดผลการดำเนินโครงการ โดยเปรียบเทียบระหว่างผลการดำเนินงานจริงกับแผนงานที่วางไว้ ซึ่ง EVA จะแสดงถึงสถานะการใช้งบประมาณ และประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างแท้จริง
EVA เป็นเครื่องมือช่วยประเมินความสำเร็จของโครงการ ช่วยในการวิเคราะห์ กำหนดทิศทาง และคาดคะเนสถานการณ์โครงการในอนาคตได้
ค่าอะไรบ้างที่ใช้ในการวิเคราะห์แบบ EVA ?
1. ต้นทุนประมาณการของงานตามแผนเวลาที่ต้องการ (Budgeted Cost of Work Scheduled : BCWS หรือ Planned Value : PV)
2. ต้นทุนประมาณการของผลงานที่ดำเนินการ (Budgeted Cost of Work Performed : BCWP หรือ Earned Value : EV)
3. ต้นทุนเกิดขึ้นจริงจากงานที่ดำเนินการแล้ว (Actual Cost of Work Performed : ACWP หรือ Actual Cost : AC)
จะทราบสถานะโครงการได้อย่างไร ?
ก่อนเราจะเริ่มต้นวิเคราะห์สถานะโครงการ เรามาทำความรู้จักความหมายของค่าต่างๆก่อนนะ
1.ค่าความแตกต่างทางด้านแผนงาน (Schedule Variance : SV)
ในระยะเวลาเท่านี้ งานล่าช้ากว่าแผนหรือเร็วกว่าแผนอยู่เท่าไร
SV = EV- PV
หมายความว่า
- SV เป็น 0 คือ งานเป็นไปตามแผนที่วางไว้
- SV เป็น ลบ คือ มูลค่าโครงการที่ได้รับ น้อยกว่า มูลค่าของแผนที่ประมาณการไว้ ( งานล่าช้ากว่ากำหนด)
- SV เป็น บวก คือ มูลค่าโครงการที่ได้รับ มากกว่า มูลค่าของแผนที่ประมาณการไว้ (ดำเนินงานเร็วกว่าที่กำหนด)
จากภาพ ในเดือนเมษายน มูลค่าที่คาดว่าจะได้รับ(PV) อยู่ที่ 35 ล้านบาท ผลปรากฎว่ามูลค่าที่ได้รับจริง(EV) ในเดือนเมษายน ได้เพียง 25 ล้านบาท
จากสูตรข้างต้น จะเห็นได้ว่ามูลค่าที่ได้รับน้อยกว่าที่คาดไว้ อยู่ 10 ล้านบาท หมายความว่าตอนนี้โครงการดำเนินงานล่าช้ากว่าแผนที่วางไว้
2.ค่าความแตกต่างทางด้านต้นทุน (Cost Variance : CV)
CV = EV- AC
หมายความว่า
- CV เป็น 0 คือ มูลค่าที่ได้รับ เท่ากับ ต้นทุนที่ใช้ไป
- CV เป็น ลบ คือ มูลค่าที่ได้รับ น้อยกว่า ต้นทุนที่ใช้ไป
- CV เป็น บวก คือ มูลค่าที่ได้รับ มากกว่า ต้นทุนที่ใช้ไป
ตัวอย่างจากภาพ ในเดือนเมษายน มูลค่าที่ได้รับจริง(EV) ในเดือนเมษายน ได้เพียง 25 ล้านบาท แต่มีต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง คือ 40 ล้านบาท หมายความว่า ตอนนี้มีการใช้เงินเกินกว่ามูลค่าที่ได้รับจริง
3. ตัวชี้วัดประสิทธิภาพทางด้านเวลา (Schedule Performance Index : SPI)
SPI = EV/ PV
- SPI = 1 คือ ระยะเวลางานที่เสร็จป็นไปตามแผนที่วางไว้
- SPI < 1 คือ ระยะเวลางานที่เสร็จ ช้ากว่า ที่กำหนดไว้
- SPI > 1 คือ ระยะเวลางานที่เสร็จ เร็วกว่า ที่กำหนดไว้
4. ตัวชี้วัดประสิทธิภาพทางด้านต้นทุน (Cost Performance Index : CPI)
CPI = EV/ AC
- CPI = 1 คือ ต้นทุนเป็นไปตามแผนที่วางไว้
- CPI < 1 คือ มูลค่าที่ได้รับ น้อยกว่า ต้นทุนที่ใช้ไป
- CPI > 1 คือ มูลค่าที่ได้รับ มากกว่า ต้นทุนที่ใช้ไป
กรณี : CPI > 1 แต่ SPI < 1
แสดงว่าตอนนี้โครงการ ใช้ต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ แต่งานที่ได้กลับล่าช้ากว่าแผนที่วางไว้
ข้อแนะนำ
- เพิ่มทรัพยากร เช่น คน เครื่องจักร
- การทำงานล่วงเวลา
- ติดตามสถานะการดำเนินงาน
กรณี : CPI < 1 แต่ SPI > 1
แสดงว่าตอนนี้โครงการ ทำงานเสร็จไวกว่าแผนที่วางไว้ แต่ต้นทุนที่ใช้เกินกว่ามูลค่างานที่ได้รับจริง
ข้อแนะนำ
- ลดจำนวนคน
- ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
- วางแผนการใช้ทรัพยากร
กรณี : CPI > 1 และ SPI > 1
แสดงว่าตอนนี้โครงการ มีการบริหารจัดการที่ดี เพราะ สามารถทำงานได้เร็วกว่าที่กำหนด และสามารถควบคุมต้นทุนให้น้อยกว่ามูลค่าที่ได้รับจริง
ข้อแนะนำ
- ให้รางวัลแก่พนักงาน ทีมงาน
กรณี : CPI < 1 และ SPI < 1
แสดงว่าตอนนี้โครงการ กำลังเผชิญกับปัญหาในการบริหารจัดการโครงการ เนื่องจากทำงานล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้ อีกทั้งยังมีการใช้เงินมากกว่ามูลค่าที่ได้รับจริง
ข้อแนะนำ
- หาสาเหตุของปัญหาทันที พร้อมปรับปรุงแก้ไข
- ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อขอเพิ่มงบประมาณและขยายเวลา
- จัดลำดับความสำคัญของงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพทีมงาน
- เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่มีส่วนช่วยบริหารโครงการ ควบคุมงบประมาณ
Mango Project Management
- วางแผนการใช้ทรัพยากร และการดำเนินงาน
- ติดตามสถานะงานของทุกโครงการได้อย่าง Real time
- แสดงภาพรวมของทุกโครงการ
- วัดประสิทธิภาพผลดำเนินงานด้วย Earned Value Analysis (EVA)
- สามารถเลือกดูรายงานได้อย่างครบถ้วน
ไม่ว่าสถานการณ์โครงการในปัจจุบันจะเป็นเช่นไร อย่าลืมหัวใจสำคัญ คือ การติดตามวิเคราะห์ผล เพื่อปรับเปลี่ยนทิศทางโครงการให้เป็นไปในทางที่ดียิ่งขึ้น และเก็บข้อมูล ผลการดำเนินงาน ป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำขึ้นอีก
รู้ตัวเร็ว ทราบสถานะโครงการได้ทันที
ยังไม่สายเกินไปถ้าคุณจะเลือกใช้ โปรแกรม Mango Project Management
ความสำเร็จของลูกค้า คือ ความสำเร็จของเรา
ข้อมูลอ้างอิงจาก : https://bit.ly/3gqtYtG
--------------------------------------------------------------------------------------------------
อ่านบทความอื่นเพิ่มเติม
--------------------------------------------------------------------------------------------------
